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レシート変換システム

2021v3.3

レシート変換システムとは

スキャナのScan Snapのソフトウェアのバージョンアップで、領収書を1枚ずつPDFに素早く変換し、変換したPDFデータからCSVデータに変換ができるようになりました。 しかし、現在CSVデータの変換は領収書1枚ずつの変換しかできません。 1枚ずつ変換したCSVデータを一度にまとめたデータとして取込み、修正、更新するために、FileMakerで作った「レシート変換システム」を使います。
 また、「領収書変換システム」はスキャナで読み取った領収書のPDFデータをまとめて取り込むことができます。 「レシート変換システム」は、スキャナで読み取った領収書のPDFデータとCSVデータをデータベース化して、速く正確に会計業務の遂行を図るシステムです。

レシート変換システムのメリット

① 領収書を1枚ずつのデジタルデータとして保存することで、領収書の整理整頓が容易になり、場所をとらない。
② 領収書をデータベース化することによって、データの抽出、並べ替え、修正が速く正確にできる。
③ デジタル化した領収書をGoogleドライブ・事務所共有フォルダで管理することで郵送費が節約できる。
④ 領収書をデジタル化することで、在宅勤務、パソコン上で便利に利用できる。
⑤ 領収書をデジタル化して、CSV形式で書き出すことによって、他の会計ソフトと連携できる。
⑥ 店名やキーワードで検索して、勘定科目を素早く入力することができる。
⑦ 顧客データベースとリンクすることで、領収書と顧客名・顧客コードをリンクできる。
⑧ インボイス制度の登録番号を自動入力できる。
⑨電子取引領収書をデータベース化して日付、取引先名、金額等で検索抽出できる。

スキャナー ScanSnap

電子帳簿保存法改正に伴い、紙のデータをデジタル化する方向性が進んでいます。 モバイルスキャナ「ScanSnap」のバージョンアップで、領収書のデジタル化、CSV変換が早く正確に行えるようになりました。以前何枚かの領収書をまとめて読み取っていましたが、1枚1枚のレシートとしてスキャンします。レシートとしてスキャンすると、店名、店名フリガナ、レシート区分、控除対象、カテゴリー、レシート日付、通貨、税額、支払方法、カード種別、コメントなどの項目がCSVデータに変換されます。

ScanSnap HOME

スキャナでデータを取り込み管理するソフトが「ScanSnap HOME」です。レシート情報を自動抽出、金額情報をCSV形式で出力し、他の会計ソフトや家計簿ソフトと連携可能です。





※レシート画像の上で右クリックして、CSV(カンマ区切り)を選択してCSV出力します。

レシート変換データベース(FileMaker Pro)

レシート変換システムHOME(FileMakerPro)

スキャンした1枚1枚のレシートは、日付のフォルダ(例:20210720)>PDFフォルダに保存します。 PDFから読み取ったCSVデータはレシート1枚ごとに書き出して、CSVフォルダに保存します。 CSVフォルダに入っている「レシート変換FM」というデータを開くと下図の画面が開きます。CSVフォルダ・PDFフォルダのデータを取込み、修正し、まとめたCSVやEXCELデータに書き出すためのデータベースシステムです。



レシート変換CSV取込

レシート変換システムHOMEの「レシート変換CSV取込」ボタンをクリックすると、レシート変換CSV取込のレイアウトが表示されます。
ScanSnap Homeで変換されたCSVデータは、現在のところ領収書1枚ごとにCSVに変換出力しなければなりません。
1~20の数字ボタンは、書き出されたCSVデータを10枚ずつ読み込むボタンです。
1-100の100枚を一度に読み込むときは、「100」ボタンをリックします。101-200を取り込むときは「200」ボタンをクリックします。
「EXPORT」ボタンを押すことによって、読み込んだCSVデータを書き出すことができます。

CSVエクスポート

1. 書き出されたデータはCSVフォルダにある「CSVEXPORT.csv」というファイルに保存されます。

書き出すフィールドは、日付、金額、税額、店名、店名フリガナ、カテゴリー、支払方法、分類1、勘定科目、シリアル番号(コメント)です。
※このCSVデータを、会計ソフトNX-Pro、JDL会計、弥生会計などの会計ソフトに取り込むことができます。

※レシートをスキャンしたPDFデータ、CSVデータなどは事務所共有>領収書>各顧客フォルダに保存しています。
※グーグルドライブの顧客共有フォルダにもレシートをスキャンしたPDFデータ、CSVデータなどを保存しています。

レシート変換データベース一覧

CSVフォルダの「レシート変換FM-v32」を起動すると下のレシート変換システムHOME画面が表示されます。画面上の「レシート変換DB一覧」ボタンをクリックすると、スキャンしたレシートの一覧が表示されます。

「レシート変換データベース一覧」レイアウトは、No、店名、店名フリガナ、レシート区分、控除対象、カテゴリー、レシート日付、通貨、金額、税額、支払方法、カード種別、カード番号、コメント(シリアル番号1)、ALL移動のフィールドがあります。

レシート変換データベース顧客連携一覧

レシートHOMEの「レシート変換顧客連携」ボタンをクリックすると、「レシート変換データベース顧客連携一覧」レイアウトが表示されます。
 このレイアウトは、No、領収日、金額、税額、店名、カテゴリー、摘要、勘定科目、コメント、支払方法、分類1、チェック1、シリアル番号、備考のフィールドがあります。 顧客コードに顧客コードを入力し、「顧客コード全置換」のボタンをクリックすると、表示レコードに顧客コードが入力されて、顧客名がルックアップされます。 店名、カテゴリーを入力すると摘要に「店名+カテゴリー」が表示されます。「店名+カテゴリー」が昨年の現金出納帳と一致すると、勘定科目が自動入力されます。同時にインボイス登録番号も自動入力されます。

□店名、カテゴリー、勘定科目、支払方法、分類1の項目はドロップダウンメニューになっていて、入力した一覧がドロップダウンメニューとして表示されます。
□「チェック1」ボタンをクリックすると、チェック1にチェックされたレコードが表示されます。
□「全レコード」ボタンをクリックすると、すべてのレコードが表示されます。
□「全置換」ボタンをクリックすると選択しているフィールドのデータが表示されているレコード全体の同じフィールドに置換されます。
□「顧客コード全置換」ボタンは、顧客コードに番号を入力し、「顧客コード全置換」ボタンクリックすると表示レコードに顧客コードが入力されて、顧客名がルックアップされます。
□「検索」「実行」ボタンは、「検索」ボタンをクリックして、検索したいフィールドにキーワードを入力し、「実行」ボタンをクリックすると、検索レコードが表示されます。
□「EXPORT」ボタンをクリックすると、表示レコードをCSVデータに書き出します。
□「INPORT」ボタンをクリックすると、別のファイルからデータを取り込むことができます。
□「数字」ボタンは、各年の各月の領収日でレコードが表示されます。
□「チェック1」ボタンは、チェック項目を抽出します。
□「ルックアップ」ボタンは、店名+カテゴリーと現金出納帳の摘要が合致すれば、摘要、勘定科目、科目コード、インボイス登録番号を現金出納帳からルックアップして自動入力します。

スキャンレシートPDF一覧

レシートHOMEの「レシートPDF一覧」ボタンをクリックすると、「スキャンレシートPDF一覧」レイアウトが表示されます。この画面は、PDFフォルダのレシートPDFを取り込んだ一覧です。 各レコードのフィールドを選択して、上の「レシート画像」のボタンをクリックすると、「スキャン書類フォーム」レイアウトに移動します。

□店名、カテゴリー、勘定科目、支払方法、分類1の項目はドロップダウンメニューになっていて、入力した一覧がドロップダウンメニューとして表示されます。
□「チェック1」ボタンをクリックすると、チェック1にチェックされたレコードが表示されます。
□「全レコード」ボタンをクリックすると、すべてのレコードが表示されます。
□「全置換」ボタンを押すと選択しているフィールドのデータが表示されているレコード全体の同じフィールドに置換されます。
□「検索」「実行」ボタンは、「検索」ボタンをクリックして、検索したいフィールドにキーワードを入力し、「実行」ボタンをクリックすると、検索レコードが表示されます。
□「数字」ボタンをクリックすると、各年の各月のレコードが表示されます。

スキャン書類フォーム

「スキャンレシートPDF一覧」レイアウトの「レシート画像」ボタンをクリックすると、「スキャン書類フォーム」レイアウトが表示されます。 「スキャン書類フォーム」レイアウトは、スキャンしたレシート画像を確認しながら、修正ができるレイアウトです。上の「拡大」ボタンをクリックすると200%拡大表示されます。「縮小」ボタンで100%に戻ります。 検索ボタンをクリックして、各フィールドに検索する内容を入力して、実行ボタンをクリックすると、特定の領収書を検索できます。レシート画像を確認しながら、領収日、金額、税額、店名、カテゴリー、勘定科目、、支払方法、分類1、チェック1、備考を修正できます。

領収書画像を開く

レシートHOMEの「領収書画像を開く」をクリックすると、新しいウインドウでスキャン書類フォームレイアウトが開きます。モニタを2台で使っているときは、片方の画面にレシート画像を表示して、データを修正することができます。


顧客コード一覧レイアウト

「顧客コード一覧」は、顧客コードと顧客名の一覧です。

現金出納帳出力一覧

「現金出納帳出力一覧」ボタンをクリックすると、「現金出納帳」レイアウトが開きます。

現金出納帳

「現金出納帳」レイアウトは昨年度の現金出納帳のデータを取り込んだレイアウトです。 この摘要フィールドと領収書の摘要フィールドが一致すると勘定科目が領収書一覧に自動入力されます。

勘定科目一覧

「勘定科目一覧」ボタンをクリックすると、「勘定科目一覧」レイアウトが開きます。

「勘定科目一覧」は会計ソフトから書き出した各顧客の勘定科目の一覧です。 この科目名と領収書の科目名のフィールドが一致するとコードが領収書一覧に自動入力されます。

インボイス登録番号自動入力

1. 昨年度の現金出納帳から出力したレコードにインボイス登録番号を入力します。HOME→現金出納帳一覧

2. レシート変換顧客画面のルックアップボタンを押せば、現金出納帳出力一覧画面からインボイス登録番号がルックアップされます。

電子取引領収書フォーム

1. 電子取引領収書フォームボタンをクリックすると、電子取引領収書フォームレイアウトに移動します。2電子取引領収書フォームレイアウトは、電子取引領収書を取込修正する画面です。メニューバーのファイル→レコードのインポート→フォルダで、フォルダに保存してある電子取引領収書をすべて取り込みます。

3. 拡大ボタンを押すと拡大画面が表示されます。

3. 拡大ボタンを押すと拡大画面が表示されます。

4. 下図のようにファイル名を付けて取込むと、日付、金額が自動入力されます。取引先名は入力して全置換して下さい。

5. 「EXPORT」ボタンをクリックするとレコードの一覧をCSV形式で書き出すことができます。


 

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